Kassel, 22. Februar 2008

Hessen-Forst geht neue Wege in der Materialbeschaffung

Der Landesbetrieb bündelt künftig den Bedarf an forstlichen Verbrauchsmaterialien und Geräten und vergibt mehrjährige Rahmenverträge durch öffentliche Ausschreibungen. Hessen-Forst will damit auch hier verlässliche Lieferantenbeziehungen aufbauen. Durch den Einsatz moderner EDV-Programme sollen insbesondere die Beschaffungsprozesse verschlankt werden.

Beschaffungen in der Hessischen Landesverwaltung neu geordnet
Im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung sollen Beschaffungsprozesse der Hessischen Landesverwaltung mit geringeren Prozesskosten erfolgen. Im Ergebnis vereinheitlichte das Land Hessen die Beschaffungsstrukturen. Das Hessische Finanzministerium veröffentlichte das neue Verfahren im Dezember 2005 (Staatsanzeiger 2005, Seite 4711 ff). Die Oberfinanzdirektion (OFD) Frankfurt erhielt hierdurch eine zentrale Rolle bei allen Beschaffungsverfahren der Landesverwaltung.

Moderne Beschaffungswerkzeuge eingeführt
Die Entwicklungen der EDV halten auch im öffentlichen Bereich Einzug. So stehen für die effiziente Beschaffung die Verfahren "E-Vergabe“ und "E-Procurement“ zur Verfügung.

Die Software "E-Vergabe“ unterstützt die OFD bei der Durchführung von Vergabeverfahren nach VOL/A (Verdingungsordnung für Leistungen, Teil A.)

"E-Procurement“ ist ein elektronisches Katalogsystem, aus dem beispielsweise Forstämter benötigte Artikel auswählen und direkt beim Lieferanten bestellen können. Basis für das über E-Procurement beschaffbare Sortiment sind Rahmenverträge mit den Lieferanten, die im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen vergeben werden. Dies hat den Vorteil, dass Dienststellen die benötigten Artikel ohne aufwändigen Vorlauf, beziehen können. Bereits bei der Bestellung werden Informationen für die Kostenzuordnung weitestgehend automatisch erfasst. Den Lieferanten wird über den vereinbarten Zeitraum die Abnahme der jeweiligen Artikel vertraglich zugesichert. Somit profitieren öffentliche Auftraggeber und Auftragnehmer gleichermaßen.

Hessen-Forst nutzt positive Effekte
Der Landesbetrieb ist in die neuen Beschaffungsprozesse bereits voll integriert. Um die positiven Effekte für den Betrieb umfassend auszuschöpfen, hat die Kasseler Landesbetriebsleitung die Organisationseinheit "Zentraler Einkauf“ eingerichtet. Sie ist für die Standardisierung und Bündelung des forstlichen Bedarfs aller 41 Forstämter, Hessen-Forst-Technik und des Nationalparkamtes Kellerwald-Edersee zuständig. Ein wesentliches Ziel für 2008 ist die Abbildung eines umfassenden Produktkataloges "Forst“ im E-Procurement des Landes. Der elektronische Katalog wird voraussichtlich im Sommer 2008 verfügbar sein.

Vorteile für Lieferanten
Einzelne Forstämter werden nicht mehr direkt auf die Lieferanten zukommen, um Ihren Bedarf zu decken. Dieser wird künftig gebündelt im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen vergeben. Die Ausschreibungen selbst werden im Submissionsanzeiger (Verlag Hintze GmbH, 20206 Hamburg) und im Internet unter www.had.de (Hessische Ausschreibungsdatenbank), www.vergabe.hessen.de (Vergabeplattform der Hessischen Landesverwaltung) oder unter www.hessen-forst.de (Homepage Landesbetrieb Hessen-Forst) veröffentlicht. Alle interessierten Lieferanten können sich dort regelmäßig über aktuelle Ausschreibungen informieren.

An den Ausschreibungen können sich alle Unternehmen beteiligen, die grundsätzlich in der Lage sind, die gewünschten Artikel zu liefern. Allerdings sollten die potentiellen Lieferanten auch einige technische Voraussetzungen sicherstellen, um das Beschaffungswerkzeug E-Procurement bedienen zu können, insbesondere:

• die Dokumente Bestellung, Auftragsbestätigung und Gutschrift elektronisch in SAP IDOC-XML Format (SAP Standardformat) auszutauschen,
• die Verwendung des eClass-Klassifizierungs-standards für Materialien und Produkte,
• alle Katalogdaten im BMEcat-Format 1.2 zu liefern. (Zur Generierung des Formates wird vom Land Hessen ein kostenloses Programm zur Verfügung gestellt.) Wahlweise ist auch ein vorgegebenes Excel-Standardformat möglich.

Alle Anforderungen an die Lieferanten sind im Detail in dem "Lieferantenhandbuch Land Hessen“ beschrieben, das unter www.hessen-forst.de kostenfrei heruntergeladen werden kann. Die hierin beschriebenen technischen Anforderungen können auch als Dienstleistung eingekauft werden. Mit Hilfe des Lieferantenhandbuchs können EDV-Betriebe die erforderlichen Maßnahmen planen und durchführen.

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